Cinquanta sfumature di rosso sangue e tutela dei dati sanitari fra accessibilità e riservatezza. Esempio di un caso pratico 

Di Giacomo Conti

Spesso, quando si affronta il tema dei dati particolari o sensibili ai sensi dell’articolo 9 del GDPR, si cade nell’errore sistematico di considerare il “dato particolare” come un unico, grande calderone indistinguibile.

Questo approccio porta molte organizzazioni ad applicare misure di sicurezza e protocolli organizzativi identici per ogni tipologia di trattamento, ignorando le sfumature di rischio che ogni informazione porta con sé.

Abbiamo rilevato, nella pratica professionale, una generale tendenza, ma non assoluta, a trattare ogni singola informazione sanitaria come se fosse un segreto di Stato. Questo approccio difensivo sta alimentando una burocrazia uniforme che, paradossalmente, rischia di creare un dannosissimo e falso senso di protezione. Lo scarso senso di sicurezza, accompagnato spesso a una scarsa conoscenza del contesto aziendale di riferimento e dall’adozione di procedure non adeguate, è idoneo a creare, molte volte, maggiori rischi di quelli della mancata adozione di una misura di sicurezza.

La realtà professionale ci insegna però che non tutti i dati sono creati uguali, nemmeno quando la norma li etichetta con lo stesso rigore. Per comprendere l’impatto sociale e umano di questo concetto, basta analizzare la differente portata di una violazione della riservatezza a seconda del contenuto del dato. Se un data breach rivela accidentalmente il gruppo sanguigno di un interessato, ci troviamo certamente di fronte a un’irregolarità normativa, ma raramente questa avrà impatti devastanti sulla sfera privata dell’individuo. Al contrario, la diffusione non autorizzata di una diagnosi di HIV o di patologie soggette a un forte stigma sociale può tradursi in una condanna immediata all’isolamento, in discriminazioni sul posto di lavoro o nella rottura irreversibile di rapporti personali. In questi casi, la protezione del dato non è solo un freddo requisito legale, ma si pone a presidio diretto della dignità individuale.

Tuttavia, limitare la protezione alla sola “riservatezza” è il secondo, grande errore che riscontriamo quotidianamente nella gestione della compliance. Ci si preoccupa ossessivamente che il dato non venga “visto” da soggetti non autorizzati, ma si dimentica che la sicurezza informatica e giuridica si regge su un treppiede indissolubile: Riservatezza, Integrità e Disponibilità.

Per visualizzare il rischio, occorre immaginare lo scenario peggiore in un contesto ospedaliero. Se un database viene manomesso o il personale inserisce un dato non esatto o aggiornato e, di conseguenza, il gruppo sanguigno di un paziente viene modificato, la privacy del paziente resta tecnicamente intatta perché nessuno ha “letto” il dato indebitamente. Eppure, se l’integrità del dato è compromessa, una trasfusione basata su quell’informazione errata può rivelarsi letale, al punto di provocare la morte del paziente.

Allo stesso modo, se un attacco informatico rende inaccessibili le informazioni sulle allergie farmaceutiche proprio durante un’emergenza medica, la riservatezza dell’interessato sarà protetta dal più impenetrabile dei muri digitali, ma la mancanza di disponibilità del dato metterà a rischio la sua stessa vita. In un simile frangente, il fatto che nessuno possa leggere la cartella clinica non rappresenta un successo della privacy, ma un drammatico fallimento della protezione altrettanto sanzionabile da parte del Garante della Protezione dei Dati Personali.

Applicare il “rigore nella norma” significa proprio questo, ossia, uscire dalla logica dell’adempimento formale e difensivo per iniziare a pesare il rischio reale derivante dal trattamento del dato sanitario.

In pratica, ciò comporta che un dato medico debba essere, prima di tutto, esatto e accessibile al personale autorizzato. Ne consegue che una burocrazia eccessiva che renda inaccessibile l’informazione può produrre danni speculari, se non superiori, rispetto a una divulgazione non autorizzata.

Proteggere i dati particolari, in conclusione, non significa solo chiudere una porta o un server a chiave, ma garantire che, quando quella chiave serve, la serratura giri perfettamente e che ciò che troviamo dietro la porta sia esattamente l’informazione che ci aspettiamo di trovare.

 

Di Giacomo Conti – Titolare Studio Legale Conti


La crescente richiesta di compliance da parte di numerose Software House

Recentemente, il nostro Studio Legale registra un incremento significativo di richieste di consulenza specifica sulla compliance dei software gestionali, si rende quindi necessaria una sintesi dei ruoli e delle accortezze operative essenziali per strutturare un modello organizzativo GDPR adeguato alle Software House.
La Compliance Aziendale GDPR (General Data Protection Regulation – Regolamento UE 2016/679) relativa allo sviluppo e all’impiego di software gestionali è spesso percepita erroneamente come un mero e gravoso onere burocratico 💸. Questa percezione distorta induce molte Software House (SWH) a trascurare la creazione di processi intrinsecamente conformi ai principi di Privacy by Design e Privacy by Default e a non gestire correttamente i ruoli e le obbligazioni legali scaturenti dal Regolamento.
Tali omissioni, tuttavia, non pongono solo il rischio di incorrere in sanzioni GDPR, ma si riflettono in un chiaro svantaggio economico e competitivo che non è immediatamente percettibile in sede di progettazione e design del software. I clienti più strutturati che operano in contesti altamente regolamentati od alto rischio eviteranno, infatti, di integrare soluzioni software che non forniscano adeguate e dimostrabili tutele in materia di protezione dei dati personali.
Ne consegue che, per essere appetibili a clienti di un certo livello, le Software House devono garantire il rispetto del GDPR per l’intero ciclo di vita del software gestionale, dalla fase di progettazione e sviluppo sino alla sua installazione e messa in esercizio, conformandosi a elevati standard di protezione dei dati personali. Lungi dall’essere eccessivamente onerosi, questi adempimenti rappresentano un vantaggio competitivo strategico, ottenibile con un investimento economico, anche moderato, purché mirato e giuridicamente guidato, con una logica orientata ai processi aziendali.

Il Ruolo di Responsabile del Trattamento per le Software House e le conseguenti responsabilità GDPR

I produttori e gli sviluppatori di software gestionale, nella quasi totalità dei casi, si limitano a fornire al Cliente, il Titolare del Trattamento, un prodotto strumentale alla gestione dei processi organizzativi interni; pertanto la Software House opererà, nella stragrande maggioranza dei casi, come Responsabile del Trattamento o, in taluni casi, come Sub-Responsabile ai sensi dell’Art. 28 GDPR.
Il ruolo di Titolare del Trattamento è limitato, in genere, esclusivamente ai dati personali dei propri clienti, ad esempio per i dati di contatto e identificativi per finalità amministrative e contrattuali.

Il Data Protection Agreement e la Gestione dei Sub-Responsabili
All’interno del quadro sopra tracciato riveste un’importanza dirimente la corretta redazione e negoziazione del Contratto di Nomina a Responsabile del Trattamento, o Data Protection Agreement (DPA) che rappresenterà uno dei più importanti allegati, in uno a quello tecnico relativo ai service level agreemnt (SLA), al contratto di licenza sotware.
Bisogna, però, evitare che questo contratto sia visto come un mero adempimento cartolare. Pertanto, prima di formalizzare il DPA, la Software House deve mappare e registrare gli eventuali ulteriori fornitori (Sub-Responsabili), possibilmente nel ROPA (registro delle attività di trattamento) a cui si appoggia per l’erogazione del servizio (es. Cloud Providers come AWS, Google o Microsoft).
Questa mappatura è essenziale per garantire al Titolare la piena conoscenza della catena di trattamento e il rispetto delle clausole di autorizzazione preventiva o generale imposte dall’Art. 28, par. 2 GDPR.

Il Registro delle Attività di Trattamento del Responsabile di trattamento
Per adempiere a tale obbligo di comprensione e di prova (accountability), è indispensabile che la Software House sviluppi e mantenga un Registro delle Attività di Trattamento che dettagli i trattamenti che essa svolge per conto del Titolare. Nella redazione di questo adempimento, è opportuno che la SWH operi un ulteriore sforzo descrittivo dei propri processi, anche ulteriore rispetto a quanto previsto dall’art. 30 GDPR.

La contrattualizzazoine adeguata della gestione dei Data Breach
Un DPA che offra adeguate garanzie deve prevedere un obbligo contrattuale esplicito per la Software House di comunicare eventuali Data Breach subiti al Titolare con un preavviso notevolmente inferiore alle 72 ore previste dall’Art. 33 GDPR per la notifica all’Autorità, idealmente fissato a 48 ore o meno. Ciò garantisce al Titolare il tempo necessario per valutare l’evento e procedere alla notifica ed è valutato positivamente in sede di scelta del fornitore adeguato.

L’adozione di misure di Organizzazione e Sicurezza adeguate al rischio e al contesto: Software in Cloud vs. Software On-Premise
È ineludibile che le misure di organizzazione e sicurezza debbano essere valutate in relazione al contesto operativo specifico del gestionale.
Le misure di base, comuni a ogni sviluppo, includono l’implementazione documentata dei principi di Privacy by Design e by Default: la valutazione delle funzioni applicative in relazione ai principi di minimizzazione dei dati, la differenziazione dei profili di accesso, l’autenticazione robusta e la protezione logica degli archivi.
Tuttavia, bisogna avere chiaro il contesto del software, posto che se questo è in cloud piuttosto che on presmise, sarà opportuno adottare misure differenti con particolari aspetti ai rischi posti dal contesto specifico.

La Data Protection Impact Assessment (DPIA) fra adempimento ed opportunità
Anche se la finalità del trattamento e la raccolta dei dati restano prerogativa del Cliente/Titolare, la Software House, in qualità di Responsabile, deve dimostrare di comprendere il contesto operativo e il rischio generato dal software sui diritti e sulle libertà degli interessati.
Pertanto, è opportuno e potrebbe anche essere richiesto contrattualmente, che la Software House sia chiamata ad effettuare una valutazione di impatto (DPIA) su uno o più processi operativi.
Sebbene la DPIA sia formalmente un obbligo del Titolare, è prassi che i clienti, in particolare quelli di maggiore dimensione o quelli che trattano dati a rischio elevato, ne richiedano la prova o il supporto esplicito prima di sottoscrivere il contratto. È quindi strategicamente opportuno per la Software House condurre una Valutazione d’Impatto in house relativa al proprio software gestionale. Il Titolare potrà poi integrare questa valutazione con la propria DPIA aziendale, riducendo oneri e tempi.
Per la realizzazione di questo adempimento, gli operatori possono fare riferimento agli schemi e ai template ufficiali forniti da autorità di controllo europee, come la CNIL (Garante francese), che offrono una metodologia consolidata per la gestione del rischio.

Uno strumento utile per facilitare l’implementazione di un modello GDPR adeguato: Il codice di condotta di Assosoftware
Per aiutare le piccole medie imprese nella compliance GDPR, si segnala il Codice di condotta adottato secondo quanto prevede l’art. 40 GDPR per il trattamento dei dati personali effettuato dalle imprese di sviluppo e produzione di software gestionale pubblicato sulla gazzetta ufficiale serie generale del 278 del 27 novembre 2024 e reperibile al seguente link: https://www.assosoftware.it/servizi-offerti/codice-di-condotta/